Voor ondernemers
Je personeel en de betaalautomaat
De meeste fouten aan de kassa zijn geen fraude maar onwetendheid. Vier dingen die elke medewerker moet weten.
Laatst gecontroleerd in Q3 2026 door de redactie van Pininfo
Een medewerker die niet weet wat te doen bij een storing of een retour, verzint iets. Dat kost meestal geld en soms een klant.
De vier dingen
- 1Wat te doen bij een storing: welke terugvaloptie er is, en wie er gebeld wordt. Hang dat naast de kassa, niet in een map.
- 2Hoe een retourpin werkt en wie dat mag doen. Leg vast tot welk bedrag een medewerker zelfstandig mag terugbetalen.
- 3Wat een geslaagde betaling is. Alleen de bon of het scherm van de terminal telt, niet het scherm van de klant en niet een schermafbeelding van een overboeking.
- 4Dat er nooit iemand belt namens de leverancier om op afstand mee te kijken. Dat gebeurt niet, en wie dat wel vraagt, is een oplichter.
De schermafbeelding van een overboeking
Een klant die laat zien dat hij heeft overgemaakt, heeft nog niet betaald. Een schermafbeelding is in twee minuten te vervalsen en een overboeking kan worden teruggedraaid voordat hij is bijgeschreven. Leer je personeel dat alleen de bevestiging op jouw terminal of jouw rekening telt.
Rechten in het systeem
- Geef iedereen een eigen inlog op de kassa, geen gedeeld wachtwoord
- Beperk het recht om te annuleren en terug te betalen tot wie dat nodig heeft
- Zorg dat elke retour herleidbaar is tot een medewerker en een originele transactie
- Kijk periodiek naar het aantal annuleringen per medewerker; een uitschieter is een signaal
Bij vertrek
Trek inloggegevens in op de dag van vertrek, niet aan het eind van de maand. Dat geldt ook voor toegang tot het portaal van je betaalverwerker, waar transacties en soms terugbetalingen kunnen worden gedaan.